LA DIVERSIDAD DE FUNCIONES QUE DESEMPEÑAN LOS SECRETARIOS DE LOS TRIBUNALES TRIBALES

Los secretarios de los tribunales tribales desempeñan funciones esenciales en el funcionamiento y la gestión cotidianos de dichos tribunales. A menudo son las primeras personas con las que se encuentran quienes acuden al tribunal. Por ello, es importante que los secretarios posean buenas habilidades de relación con el público. La credibilidad y la confianza del público en el tribunal se ven reforzadas por la coherencia, que es precisamente lo que su función principal utiliza para garantizar la confianza en las actividades del tribunal.

Las funciones del secretario del tribunal tribal varían de una tribu a otra, pero pueden incluir:

• Recepción de peticiones y reclamaciones presentadas ante el tribunal tribal
• Atender el teléfono en el tribunal tribal
• Gestión del correo de los tribunales tribales
• Mantener los expedientes judiciales en orden y actualizados
• Mantenimiento del sistema de archivo del tribunal
• Fijar fechas para las vistas y llevar un calendario judicial
• Redacción y envío de convocatorias a las vistas
• Instalación del equipo de teleconferencia para las audiencias cuando sea necesario
• Asistir a las vistas, manejar una grabadora y levantar actas de las vistas judiciales
• Preparación de expedientes para que los jueces los examinen y utilicen durante las vistas
• Recordar a los jueces las fechas de las vistas y los plazos de presentación
• Realización de copias certificadas de documentos judiciales para otros organismos públicos
• Redactar resoluciones de los tribunales tribales para que los jueces las revisen y firmen
• Realizar copias de las resoluciones judiciales y distribuirlas a las partes
• Trabajar como responsable de relaciones públicas en el tribunal tribal
• Mantener a los jueces al corriente de los casos, las solicitudes, las denuncias y las vistas
• Recibir multas, extender recibos y llevar un registro de las finanzas del tribunal tribal
• Encargarse del sello del tribunal tribal, del sello de certificación, del sello de fecha y de las llaves de los archivos bajo llave
• Asistir a cursos de formación de forma regular para perfeccionar las habilidades y mantenerse al día de las novedades

Los secretarios de los tribunales tribales tienen la responsabilidad ética de evitar que sus opiniones personales o sus relaciones afecten a las actividades del tribunal, así como el deber de mantener la confidencialidad de los casos que se tramitan en dichos tribunales.

DESAFÍOS FUNDAMENTALES A LOS QUE SE ENFRENTAN LOS SECRETARIOS DE LOS TRIBUNALES TRIBALES

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los secretarios judiciales es su función en la creación y gestión de los expedientes. Los expedientes son necesarios para que los jueces puedan tomar decisiones, para revisar y, en su caso, volver a examinar un caso, para certificar ante otros organismos o gobiernos que se ha producido una determinada resolución o acción de un tribunal tribal, y para los casos que son objeto de apelación. Sin un expediente preciso, el apelante no puede preparar adecuadamente su recurso, y el tribunal de apelación no dispone de la información necesaria para determinar adecuadamente lo que realmente ocurrió. A medida que muchos tribunales se convierten en«tribunales de registro», el secretario debe mantener registros completos archivados de cada caso. Al convertirse en tribunales de registro, los tribunales tribales adquieren la capacidad de interactuar y coordinarse con otros organismos y tribunales.

Un tribunal de registro no tiene por qué grabar necesariamente las vistas, ya sea mediante antiguas grabadoras de casete, teléfonos digitales o sistemas de grabación en red, siempre y cuando se tomen notas exhaustivas; sin embargo, garantizar la integridad de las grabaciones para evitar que se borren o se pierdan accidentalmente es un problema cada vez más frecuente. El uso de sencillas grabadoras de casete o digitales con contadores para grabar las vistas, y de archivadores para guardar copias impresas de los expedientes, resulta adecuado para los sistemas judiciales pequeños con un número reducido de casos. Los tribunales más grandes utilizan grabadoras más sofisticadas y sistemas basados en Internet para grabar las audiencias. También realizan un seguimiento de los casos mediante programas informáticos especiales diseñados específicamente para uso judicial y utilizan microfichas o servidores informáticos en la nube para almacenar la información. Los programas informáticos especializados en la gestión de casos judiciales pueden resultar muy costosos. Por lo tanto, los tribunales tribales utilizarán dispositivos de grabación y programas informáticos más especializados cuando el volumen de casos sea elevado, pero cuando este sea reducido, se limitarán a utilizar Microsoft Word, una grabadora con contador y un armario ignífugo con cerradura para satisfacer las necesidades de un tribunal de registro. 

Grabación de las vistas: La grabación delas vistas mediante cintas de casete o alternativas digitales, como las grabadoras digitales portátiles de Speech2Data, proporciona un registro permanente de las vistas para el tribunal tribal y un expediente que el tribunal tribal de apelación puede examinar. Es importante que el secretario del tribunal tribal tome notas durante las audiencias para ayudar a identificar quién hablaba en la cinta y para anotar cualquier otra información relevante que la grabadora no haya podido captar. Resulta útil disponer de una grabadora que cuente con un contador preciso de fecha y hora, como los modelos VT300 y VT800 de S2D. Estas grabadoras digitales garantizan que los secretarios capturen la identidad del orador, lo que facilita la recuperación posterior de la información de la grabadora. Tras la vista, cada caso puede archivarse electrónicamente y almacenarse en servidores locales o en la nube. Los archivos deben identificarse con el nombre, el número y la fecha del caso. Las grabaciones deben almacenarse de forma segura en un archivo permanente. 

Expedientes de los casos: Cadacaso debe tener su propio expediente. Los expedientes deben organizarse de manera coherente para facilitar al secretario y a los jueces la búsqueda rápida de los documentos. Algunos tribunales tribales utilizan etiquetas o carpetas de diferentes colores para identificar más fácilmente los distintos tipos de casos. Los expedientes de los casos suelen archivarse utilizando un perforador de dos agujeros y una grapa metálica en la parte superior de la carpeta. Una forma lógica de organizar los expedientes de los casos es archivar todos los documentos en orden cronológico, con el documento más reciente en la parte superior. Esto elimina la necesidad de sacar todos los documentos del expediente cada vez que se archiva uno nuevo. Los expedientes organizados de esta manera se leen de atrás hacia adelante.

Entre los documentos que se incluyen en el expediente del caso se encuentran las solicitudes o denuncias presentadas en el marco del mismo, los comprobantes de envío y los acuses de recibo, las grabaciones de las vistas, las actas escritas de las vistas, copias de toda la correspondencia (cartas, notas, correos electrónicos), copias de documentos como certificados de nacimiento e historiales médicos relevantes para el caso, documentación de los pagos realizados (por ejemplo, por acogida familiar) y las notas del caso. Las notas del caso las redacta el secretario u otro miembro del personal del tribunal, y en ellas se anotan los detalles de las conversaciones y los contactos con las personas relacionadas con el caso. Pueden incluir la fecha, con quién se contactó y cómo, la información específica intercambiada y cualquier otro detalle significativo, como si la persona estaba muy enfadada o bajo los efectos del alcohol.

Confidencialidad de los expedientes: Esmuy importante mantener la confidencialidad y el control sobre los expedientes guardándolos bajo llave de forma segura. Proteger los documentos físicos (copias impresas) es una cosa, y proteger los archivos informáticos almacenados en un disco duro o en un servidor externo es otra. Una regla general es guardar las copias impresas tras al menos dos cerraduras, como por ejemplo en un armario ignífugo cerrado con llave dentro de una habitación cerrada con llave. El almacenamiento ignífugo es el más seguro para las copias impresas de los registros a los que pueda ser necesario acceder en un futuro lejano, como los relacionados con las adopciones. Los archivos informáticos pueden protegerse mediante sistemas de seguridad informática y manteniendo los propios ordenadores en oficinas cerradas con llave. Debe establecerse una política sobre el tiempo que deben conservarse los distintos tipos de registros.  Algunos registros, como los de adopciones, deben conservarse para siempre. Para su almacenamiento, se pueden enviar copias fuera de la aldea a organizaciones indígenas sin ánimo de lucro, a la BIA o a algún otro lugar seguro para su almacenamiento permanente.

La mayoría de los expedientes de los tribunales estatales y federales se consideran de dominio público y pueden ser consultados por cualquier persona interesada. Sin embargo, es recomendable que los tribunales tribales establezcan unas directrices y procedimientos sobre qué expedientes son confidenciales, quién puede consultarlos y cuándo y cómo puede hacerse. Además, para evitar la pérdida de expedientes, los tribunales tribales deben establecer normas para su préstamo, especificando si los expedientes pueden o no sacarse de la oficina, en qué circunstancias y quién puede hacerlo.

Numeración de casos: Cadacaso de un tribunal tribal necesita un número de identificación, y existen muchos sistemas de numeración entre los que elegir. Un sistema sencillo para los tribunales con un volumen de trabajo reducido consiste en utilizar el año y, a continuación, numerar los casos por orden de inicio. Por ejemplo, el tercer caso de 1990 sería el 90-3. Se puede mantener una lista maestra con los números de los casos y los nombres de las personas implicadas para cada año y archivarla al principio de los expedientes. Algunos tribunales utilizan un sistema de numeración de casos alfanumérico. El tipo de caso se indica con letras, se indica el año en que se inició el caso y se asigna un número secuencial a cada caso archivado en una categoría. Por ejemplo, JV00-35 sería el 35.º caso de menores archivado en 2000.

Calendario judicial

El calendario judicial (a veces denominado «expediente») es una herramienta esencial para llevar un registro de las fechas de las vistas y los plazos para el envío de notificaciones. Los tribunales tribales con un número muy reducido de casos pueden utilizar un calendario de pared convencional para esta tarea u otros programas sencillos de calendario informático. Por lo general, el secretario es la persona encargada de mantener actualizado el calendario judicial. Además, suele ser el responsable de recordar a los jueces con antelación las fechas pertinentes, para que puedan prepararse y organizar su tiempo en consecuencia.

Formularios del Tribunal Tribal

El uso de formularios es esencial para el funcionamiento coherente y eficaz de los tribunales tribales. Una buena regla general es utilizar formularios que sean lo más sencillos posible, pero que al mismo tiempo cumplan su función. Deben ser claros, fáciles de leer y jurídicamente válidos. Existen numerosas plantillas de formularios ya elaboradas que las tribus pueden examinar y entre las que pueden elegir. No es necesario que creen uno nuevo cada vez.  Sin embargo, los formularios de otra tribu o fuente deben modificarse para adaptarse a las necesidades y normas particulares de cada tribu.

Entre las fuentes de formularios judiciales se incluyen:

• Conferencia de Jefes de Tanana, Servicios de Gobierno Tribal 907-452-8251. Formularios judiciales. https://www.tananachiefs.org/services/tribal-court-governance/court-forms/
• Modelos de formularios de los tribunales tribales de las tribus de Wisconsin recopilados por Wisconsin Judicare Inc.:http://www.judicare.org/Content/Publications__Court_Forms.cfm
• Instituto de Derecho y Políticas Indígenas, California, 323-650-5467
• Otras tribus que están dispuestas a compartir sus formas
• Algunos programas de gestión de casos incluyen formularios judiciales automatizados que pueden ser modificados por el tribunal que adquiera el software.
• Tribunal estatal

En Speech2Data, apoyamos a los pueblos pequeños y las comunidades de zonas de todo Estados Unidos que carecen de un acceso adecuado a los servicios financiados con fondos federales y a información esencial. Si bien la grabadora híbrida para reuniones de Speech2Data es una solución ideal para que estas comunidades la utilicen en sus entornos municipales y judiciales, nos esforzamos por proporcionar información adicional que les resulte de ayuda en ámbitos que abarcan la tecnología y otros aspectos.