PROBLEMAS DERIVADOS DE LA GRABACIÓN DE LAS SESIONES JUDICIALES

Los problemas más habituales a los que se enfrentan los secretarios tribales y municipales a la hora de elaborar actas precisas de las sesiones de grabación de los tribunales son:
1. Ruido de fondo excesivo

2. Los participantes «hablan al mismo tiempo»
3. Dicción deficiente
4. El orador se encuentra demasiado lejos de los micrófonos
5. No hay suficientes micrófonos
6. Imposibilidad de identificar al orador

7. Mala calidad de la grabación de audio en casete

8. La falta de funciones clave de grabación en los teléfonos móviles y la necesidad de disponer de grabaciones inalterables

9. Salas de reuniones o espacios que cambian constantemente y que presentan entornos de captación de sonido muy diferentes

CARACTERÍSTICAS IDEALES DE LAS ACTAS PARA LOS SECRETARIOS EN LAS DELIBERACIONES TRIBALES.

• Los acusados, los testigos, los peritos y los jueces pueden participar a distancia en los procedimientos judiciales
• Grabar en un solo archivo las sesiones en las que participan tanto asistentes presenciales como virtuales
• Reconocer automáticamente las voces grabadas
• Los empleados pueden añadir notas a las grabaciones en tiempo real
• Disponibilidad inmediata de grabaciones no modificables para los participantes
• Archivado inmediatamente en la red de tribunales tribales
• Los ajustes de grabación se pueden configurar desde la propia sala o de forma remota
• Las grabaciones se pueden subir a servicios en la nube para su transcripción, subtitulación o traducción
• El coste de la compra inicial suele ser inferior al 25 % en comparación con la competencia
• Sin gastos de suscripción anual
• La grabadora es compatible con los micrófonos ya instalados en la sala del tribunal
• Portátil, con un manejo sencillo «con un solo botón».

SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS DE REGISTRO DE LOS EMPLEADOS

Los secretarios municipales y judiciales pueden confiar en las grabadoras digitales de reuniones de Speech2Data para satisfacer sus necesidades en materia de audio, datos y toma de notas.

Principales características de la grabadora:

Funcionamiento autónomo. Nuestras grabadoras cuentan con micrófonos y altavoces integrados, lo que permite a los participantes remotos intervenir con facilidad. También es posible conectar nuestra grabadora al sistema de audio ya existente de la sala de reuniones. 

Portabilidad gracias al funcionamiento con batería. Nuestras grabadoras disponen tanto de alimentación de red como de baterías integradas que ofrecen entre 4 y 6 horas de autonomía.

Control del ruido. Ya sea que el ruido de fondo provenga de un aire acondicionado, el roce de una silla, una tos o una charla «en segundo plano», nuestras grabadoras cuentan con una tecnología electrónica especial de gestión del ruido que reduce automáticamente los sonidos de fondo.

Flexibilidad en la toma de notas. Nuestras grabadoras permiten al secretario añadir una nota mecanografiada vinculada a cualquier momento concreto de la grabación. Esto aumenta la precisión del acta final de la reunión.

Gestión de micrófonos. Nuestras grabadoras admiten hasta ocho micrófonos de cualquier tipo —ya sean de mano, inalámbricos o conjuntos de micrófonos de techo—, además de los dos micrófonos integrados en nuestras grabadoras. Esto significa que los secretarios ya no tienen que conformarse con pequeñas grabadoras portátiles (de casete o digitales), que podían complicar innecesariamente las tareas posteriores de preparación de las actas finales y dar lugar a errores.

Identificación de los oradores. Nuestras grabadoras asignan una pista independiente a cada micrófono y, por lo tanto, permiten al secretario asignar la identidad de cada orador a su correspondiente canal, lo que facilita la tarea de identificar correctamente a los oradores a la hora de redactar el acta definitiva de la reunión.

Gestión de reuniones híbridas. Aunque sigue disminuyendo el porcentaje de reuniones que permiten la participación de ponentes a distancia, sigue siendo necesario gestionar fácilmente las reuniones híbridas para que todos los participantes puedan participar tanto en las sesiones en directo como en las grabadas. Nuestros grabadores eliminan la necesidad de tener archivos de grabación duplicados: uno capturado en la plataforma remota (ZOOM, MEETINGS, etc.) y otro para los participantes presentes en la sala mediante los micrófonos de la sala.

Actas de reuniones, archivo y distribución. El puerto Ethernet integrado en nuestras grabadoras es una función adicional muy importante para los secretarios. El departamento de TI puede gestionar las grabaciones de las reuniones de diversas maneras. Puede configurar de forma remota el calendario de reuniones en cualquiera de nuestras grabadoras, transferir las reuniones finalizadas a cualquier servidor o ubicación en la nube previamente designada, y eliminar los archivos grabados antiguos de acuerdo con los protocolos de gestión de archivos de TI. 

Flexibilidad en la elección del lugar de reunión. La flexibilidad que ofrece la posibilidad de utilizar varios micrófonos supone sin duda una ventaja adicional única para los secretarios que deben hacer frente a cambios de última hora en el lugar de celebración, al igual que la opción adicional de contar con la ayuda del departamento de TI para gestionar este tipo de situaciones inesperadas.

 Indexación e integración de notas. Nuestros RECORDERS indexan todas las grabaciones de audio e integran las notas correspondientes. Para facilitar la búsqueda, se salta directamente al archivo de audio relacionado con las notas. De este modo, se evita tener que escuchar la grabación completa.

Reproducción y grabación simultáneas. La grabación de audio continúa mientras se retrocede y se reproduce hasta el punto de referencia. Al igual que un sistema integrado de gama alta, nuestras GRABADORAS ofrecen una forma eficaz de realizar ambas tareas al mismo tiempo. 

Almacenamiento redundante de grabaciones. Nuestras GRABADORAS son de tipo «plug-and-play» y crean archivos M4A. Los archivos de copia de seguridad se guardan automáticamente en dos ubicaciones: una unidad interna y una memoria USB. Esta función evita la eliminación accidental y la pérdida de archivos.