DIVERSITÉ DES RÔLES EXERCÉS PAR LES GREFFIERS DES TRIBUNAUX TRIBAUX

Les greffiers des tribunaux tribaux jouent des rôles essentiels dans le fonctionnement quotidien et la gestion des tribunaux tribaux. Ils sont souvent les premiers à utiliser la rencontre du tribunal. Il est donc important que les commis possèdent de bonnes compétences en relations publiques. La crédibilité et la confiance du public envers la cour sont renforcées par la cohérence, qui est par coïncidence le rôle principal de leur rôle pour assurer la confiance dans les activités judiciaires.

Les fonctions du greffier du tribunal tribal varient d’une tribu à l’autre, mais peuvent inclure :

• Réception des pétitions et plaintes déposées auprès du tribunal tribal
• Répondre au téléphone pour le tribunal tribal
• Gestion du courrier tribal
• Maintenir les dossiers judiciaires en ordre et à jour
• Maintien du système de dépôt du tribunal
• Fixation des dates de cour et tenue d’un calendrier judiciaire
• Rédiger et envoyer des avis d’audiences
• Installation d’équipements de téléconférence pour les audiences lorsque nécessaire
• Assister aux audiences, utiliser un magnétophone et recueillir des procès-verbaux des audiences
• Préparation de dossiers de dossiers pour que les juges puissent les examiner et les utiliser lors des audiences
• Rappeler aux juges les dates d’audience et les dates d’échéance
• Faire des copies certifiées conformes de documents judiciaires pour d’autres organismes gouvernementaux
• Rédaction d’ordonnances des tribunaux tribaux à examiner et signer par les juges
• Faire des copies des ordonnances judiciaires et les distribuer aux parties
• Être une personne en relations publiques pour le tribunal tribal
• Tenir les juges informés des dossiers, pétitions, plaintes et audiences
• Accepter les amendes, rédiger des reçus et tenir des registres des finances des tribunaux tribaux
• Responsable du sceau du tribunal tribal, du tampon de certification, de la date et des clés pour les dossiers verrouillés
• Assister régulièrement à des formations pour perfectionner ses compétences et rester informé des nouvelles informations

Les greffiers des tribunaux tribaux ont une responsabilité éthique d’éviter que les opinions ou relations personnelles influencent les activités du tribunal et un devoir de préserver la confidentialité des affaires des tribunaux tribaux.

DÉFIS CRUCIAUX AUXQUELS FONT FACE LES GREFFIERS DES TRIBUNAUX TRIBAUX

Un défi majeur auquel font face les commis est leur rôle dans la mise en place et la gestion des registres. Les dossiers sont nécessaires pour la prise de décision par les juges, pour l’examen et éventuellement la réexamen d’une cause, pour la certification auprès d’autres agences ou gouvernements qu’une décision ou une action d’un tribunal tribal particulier a eu lieu, ainsi que pour les causes qui font l’objet d’appel. Sans dossier précis, un appelant ne peut pas préparer correctement un appel, et la cour d’appel ne dispose pas des informations nécessaires pour prendre une bonne décision sur ce qui s’est réellement passé. À mesure que de nombreux tribunaux évoluent vers un « tribunal de dossier », le greffier doit conserver les dossiers complets déposés sur chaque dossier. En devenant un tribunal de registre, les tribunaux tribaux deviennent capables d’interagir et de coordonner avec d’autres agences et tribunaux.

Un tribunal d’enregistrement n’est pas nécessairement obligé d’enregistrer des audiences, que ce soit par un enregistrement sur cassette ancien, l’utilisation de téléphones numériques ou un enregistrement en réseau, tant que des notes détaillées sont prises, mais maintenir l’intégrité de l’enregistrement contre l’effacement ou la perte involontaire est un problème croissant. En utilisant de simples cassettes ou magnétophones numériques avec des compteurs pour enregistrer les audiences, et des classeurs pour stocker des copies papier de dossiers fonctionnent pour les petits systèmes judiciaires avec un faible nombre de dossiers. Les grands tribunaux utilisent des magnétophones plus élaborés et des systèmes Internet pour enregistrer les audiences. Ils suivent également les dossiers grâce à des programmes informatiques spéciaux conçus spécifiquement pour un usage judiciaire et utilisent des microfiches ou des serveurs informatiques dans des serveurs infonuagiques pour stocker l’information. Les logiciels spécialisés en gestion de dossiers judiciaires peuvent devenir très coûteux. Ainsi, les tribunaux tribaux utiliseront des dispositifs d’enregistrement plus spécialisés et des programmes informatiques avec des charges de travail plus importantes, mais lorsque la charge est faible, ils utiliseront simplement Microsoft Word, un magnétophone avec un compteur et une armoire ignifuge verrouillable pour répondre aux besoins d’un tribunal de registre. 

Audiences d’enregistrement : L’enregistrement des audiences avec des cassettes ou des alternatives numériques telles que les enregistreurs numériques portatifs de Speech2Data fournit un enregistrement permanent des audiences pour le tribunal tribal et un dossier à examiner par la cour d’appel tribale. Il est important que le greffier du tribunal tribal prenne des notes pendant les audiences pour aider à identifier qui parlait sur la bande, et pour noter toute autre information pertinente que le magnétophone n’a pas pu capturer. Il est pratique d’avoir un enregistreur avec un compteur de dates et d’heures précis, comme les VT300 et VT800 de S2D. Ces enregistreurs numériques permettent aux commis de capturer l’identité du locuteur, ce qui facilite la récupération ultérieure des informations auprès de l’enregistreur. Après l’audience, chaque dossier peut être archivé électroniquement et stocké sur des serveurs locaux ou en nuage. Les dossiers doivent être identifiés par le nom du dossier, le numéro et la date. Les bandes doivent être stockées en toute sécurité dans un fichier permanent. 

Dossiers d’affaires : Chaque dossier devrait avoir son propre dossier. Les dossiers doivent être organisés de façon cohérente afin de faciliter la recherche rapide des documents par le greffier et les juges. Certains tribunaux tribaux utilisent différentes couleurs d’étiquettes ou de dossiers pour mieux identifier différents types d’affaires. Les dossiers de cas sont souvent conservés à l’aide d’une perforatrice à deux trous et d’une fixation métallique en haut du dossier. Une façon logique d’organiser les dossiers de cas est de classer tous les documents dans l’ordre chronologique avec le document le plus récent en haut. Cela élimine la nécessité de retirer tous les documents du dossier chaque fois qu’un nouveau document est déposé. Les fichiers organisés de cette façon sont lus de l’arrière vers l’avant.

Les types d’éléments qui entrent dans le dossier sont les pétitions ou plaintes déposées dans le dossier, les déclarations de courrier et les accusés de réception, les enregistrements d’audiences, les procès-verbaux écrits des audiences, les copies de toute la correspondance (lettres, notes de service, courriels), les copies de documents tels que les certificats de naissance et dossiers médicaux applicables au dossier, la documentation des paiements comme le placement familial qui ont été effectués, et des notes d’affaires. Les notes de dossier sont rédigées par le greffier ou d’autres membres du personnel du tribunal qui notent les détails des conversations et des contacts avec des personnes au sujet d’une affaire. Ils peuvent inclure la date, qui a été contacté et comment, des informations précises échangées, ainsi que tout autre détail important comme si la personne était très en colère ou intoxiquée.

Confidentialité des dossiers : Il est très important de maintenir la confidentialité et le contrôle sur les dossiers en les gardant bien verrouillés. Sécuriser les papiers réels (copies papier) est une question, et sécuriser les fichiers informatiques sur un disque dur ou stockés sur un serveur hors site en est une autre. Une règle générale est de garder des copies papier derrière au moins deux serrures, comme une armoire ignifuge verrouillée à l’intérieur d’une pièce verrouillée. Le stockage ignifuge est le plus sûr pour les copies papier de documents qui pourraient devoir être consultés plus loin dans le futur, comme ceux liés aux adoptions. Les fichiers informatiques peuvent être protégés par des systèmes de sécurité informatique et en gardant les ordinateurs eux-mêmes dans des bureaux verrouillés. Une politique devrait être établie quant à la durée de conservation des différents types de dossiers.  Certains dossiers, comme les adoptions, devraient être conservés à jamais. Pour stocker des dossiers, des copies peuvent être envoyées hors du village à des organismes autochtones à but non lucratif, à la BIA ou à un autre endroit sécurisé pour un stockage permanent.

La plupart des dossiers des tribunaux provinciaux et fédéraux sont considérés comme des dossiers publics et peuvent être examinés par toute personne intéressée. Cependant, il est conseillé que les tribunaux tribaux établissent certaines lignes directrices et procédures concernant les dossiers confidentiels, qui peut examiner les dossiers confidentiels, ainsi que le moment et la manière dont cela peut être fait. De plus, afin d’éviter la perte de dossiers, les tribunaux tribaux devraient établir des lignes directrices pour le prêt, précisant si les dossiers peuvent être retirés du bureau, dans quelles circonstances et par qui.

Numérotation des dossiers : Chaque procès tribal nécessite un numéro pour l’identification et il existe de nombreux systèmes de numérotation des cas parmi lesquels choisir. Un système simple pour les tribunaux avec une faible charge de travail est d’utiliser l’année puis le numéro dans l’ordre du début de l’affaire.  Par exemple, le troisième cas de 1990 serait à 90 contre 3. Une liste maîtresse avec les numéros de dossier et les noms des personnes impliquées peut être conservée chaque année et classée à l’avant des dossiers. Certains tribunaux utilisent un système de numérotation alphanumérique des dossiers. Le type de dossier est indiqué dans les lettres, l’année de début de l’affaire est indiquée, et un numéro séquentiel pour chaque dossier déposé dans une catégorie est indiqué. Par exemple, JV00-35 serait la 35e affaire pour mineurs déposée en 2000.

Calendrier des tribunaux

Un calendrier judiciaire (parfois appelé « dossier ») est un moyen essentiel de suivre les dates d’audience et les dates limites pour l’envoi des avis. Les tribunaux tribaux avec très peu de dossiers peuvent utiliser un calendrier mural ordinaire pour cette tâche ou d’autres programmes de calendrier informatique simples. Le greffier est habituellement la personne désignée pour tenir le calendrier du tribunal à jour. Le greffier est aussi généralement responsable de rappeler aux juges à l’avance toute date afin de leur permettre de se préparer et de planifier leur temps en conséquence.

Formulaires des tribunaux tribaux

L’utilisation de formulaires est essentielle pour un fonctionnement cohérent et efficace des tribunaux tribaux. Une bonne règle générale est d’utiliser des formulaires aussi simples que possible, mais qui remplissent tout de même ce qui doit être fait. Elles doivent être claires, facilement lisibles et juridiquement solides. Il existe de nombreux formulaires modèles déjà créés pour que les tribus puissent les consulter et parmi lesquels choisir. Ils n’ont pas besoin d’en créer un nouveau à chaque fois.  Cependant, les formes d’une autre tribu ou source doivent être modifiées pour s’adapter aux besoins et règles particuliers de chaque tribu.

Voici quelques sources pour les formulaires judiciaires :

• Conférence des chefs de Tanana, Services gouvernementaux tribaux 907-452-8251. Formulaires judiciaires. https://www.tananachiefs.org/services/tribal-court-governance/court-forms/
• Exemples de formulaires de tribunaux tribaux de Wisconsin Tribes compilés par Wisconsin Judicare Inc. : http://www.judicare.org/Content/Publications__Court_Forms.cfm
• Institut de droit et de politique tribale, Californie, 323-650-5467
• D’autres tribus prêtes à partager leurs formes
• Certains logiciels de gestion de dossiers incluent des formulaires judiciaires automatisés qui peuvent être modifiés par le tribunal en achetant le logiciel.
• Cour d’État

Chez Speech2Data, nous soutenons les petites villes et communautés dans des régions à travers les États-Unis qui sont mal desservies pour leur accès à des services financés par le gouvernement fédéral et à des informations essentielles. Bien que l’enregistreur de réunion hybride de Speech2Data soit une solution idéale pour ces communautés afin d’être utilisée dans leurs milieux municipaux et judiciaires, nous nous efforçons de fournir des informations supplémentaires qui pourraient aider dans des domaines incluant la technologie et au-delà.