PROBLÈMES LIÉS À L'ENREGISTREMENT DES SÉANCES D'AUDIENCE

Les problèmes les plus courants auxquels sont confrontés les greffiers des tribus et des municipalités pour rédiger des procès-verbaux fidèles des audiences sont les suivants :
1. Un bruit de fond excessif

2. Les participants parlent tous en même temps
3. Mauvaise articulation
4. L'orateur est trop éloigné des microphones
5. Manque de microphones
6. Impossibilité d'identifier l'orateur

7. Mauvaise qualité d'enregistrement audio sur cassette

8. L'absence de fonctionnalités d'enregistrement essentielles sur les téléphones portables et la nécessité de disposer d'enregistrements inviolables

9. Des salles de réunion ou des espaces en constante évolution, présentant des conditions d'enregistrement sonore très variées

FONCTIONNALITÉS D'ENREGISTREMENT IDÉALES POUR LES SECRÉTAIRES LORS DES DÉLIBÉRATIONS TRIBALES.

• Les accusés, les témoins, les experts et les juges peuvent participer à distance aux audiences
• Enregistrer dans un seul fichier les débats auxquels participent plusieurs personnes présentes dans la salle et d'autres participants virtuels
• Reconnaître automatiquement les voix enregistrées
• Les employés peuvent ajouter des notes aux enregistrements en temps réel
• Mise à disposition immédiate des enregistrements non modifiables pour les participants
• Archivage immédiat dans le réseau des tribunaux tribaux
• Les paramètres d'enregistrement peuvent être configurés sur place ou à distance
• Les enregistrements peuvent être téléchargés sur des services cloud à des fins de transcription, de sous-titrage ou de traduction
• Le coût d'achat initial est généralement inférieur à 25 % par rapport à la concurrence
• Pas de frais d'abonnement annuels
• L'enregistreur est compatible avec les microphones déjà installés dans la salle d'audience
• Portable, utilisation simple « d'une seule touche ».

SOLUTIONS AUX PROBLÈMES D'ENREGISTREMENT RENCONTRÉS PAR LES GREFFIERS

Les greffiers municipaux et judiciaires peuvent compter sur les enregistreurs audio numériques de Speech2Data pour répondre à leurs besoins en matière d'enregistrement audio, de gestion des données et de prise de notes.

Principales fonctionnalités de l'enregistreur :

Fonctionnement autonome. Nos enregistreurs sont équipés de microphones et de haut-parleurs intégrés et permettent aux participants à distance de prendre facilement part à la réunion. Il est également possible de connecter simplement notre enregistreur au système audio existant d'une salle de réunion. 

Portabilité grâce à l'alimentation par batterie. Nos enregistreurs peuvent être alimentés soit sur secteur, soit par leurs batteries intégrées, qui offrent une autonomie de 4 à 6 heures.

Réduction du bruit. Que la source du bruit de fond soit un climatiseur, une chaise qui racle le sol, une toux ou des conversations parallèles, nos enregistreurs sont équipés d'une technologie électronique spéciale de gestion du bruit qui atténue automatiquement les bruits de fond.

Flexibilité dans la prise de notes. Nos enregistreurs permettent au greffier d'ajouter une note dactylographiée associée à un moment précis de l'enregistrement. Cela améliore la précision du procès-verbal final de la réunion.

Gestion des microphones. Nos enregistreurs peuvent prendre en charge jusqu’à huit microphones de tout type – qu’il s’agisse de microphones à main, sans fil ou de réseaux de microphones au plafond – en plus des deux microphones intégrés à nos appareils. Ainsi, les greffiers n’ont plus à se contenter de petits enregistreurs portables (à cassette ou numériques) qui pourraient rendre les tâches de suivi liées à la rédaction du procès-verbal final inutilement difficiles et sources d’erreurs.

Identification des intervenants. Nos enregistreurs attribuent une piste distincte à chaque microphone et permettent ainsi au greffier d'associer l'identité d'un intervenant à chaque canal, ce qui facilite l'identification correcte des intervenants lors de la rédaction du procès-verbal final de la réunion.

Gestion des réunions hybrides. Bien que la proportion de réunions permettant l'intégration d'intervenants à distance continue de diminuer, il reste nécessaire de pouvoir gérer facilement les réunions hybrides afin que tous les participants puissent être inclus, tant lors des sessions en direct que des sessions enregistrées. Nos enregistreurs permettent d'éviter la duplication des fichiers enregistrés : l'un capturé sur la plateforme à distance (ZOOM, MEETINGS, etc.) et l'autre destiné aux participants présents dans la salle, capté à l'aide des microphones de la salle.

Comptes rendus de réunion, archivage et diffusion. Le port Ethernet intégré à nos enregistreurs constitue une fonctionnalité supplémentaire très importante pour les secrétaires. Les enregistrements des réunions peuvent être gérés de multiples façons par le service informatique. Celui-ci peut configurer à distance le calendrier des réunions sur n'importe lequel de nos enregistreurs, transférer les enregistrements des réunions terminées vers n'importe quel serveur ou espace de stockage dans le cloud prédéfini, et supprimer les anciens fichiers enregistrés conformément aux protocoles de gestion des fichiers du service informatique. 

Flexibilité quant au lieu de réunion. La possibilité d'utiliser plusieurs microphones constitue véritablement un avantage supplémentaire unique pour les secrétaires confrontés à des changements de lieu de dernière minute, tout comme la possibilité de faire appel au service informatique pour gérer ces situations imprévues.

 Indexation et intégration des notes. Notre outil RECORDERS indexe tous les enregistrements audio en y intégrant les notes. Pour faciliter la recherche, il permet d'accéder directement au fichier audio correspondant aux notes. Cela évite d'avoir à écouter l'enregistrement dans son intégralité.

Lecture et enregistrement simultanés. L'enregistrement audio se poursuit pendant que l'appareil rembobine et lit jusqu'au point d'index. À l'instar d'un système intégré haut de gamme, nos ENREGISTREURS offrent un moyen efficace d'effectuer ces deux tâches simultanément. 

Stockage redondant des enregistrements. Nos ENREGISTREURS sont prêts à l'emploi et génèrent des fichiers M4A. Les fichiers de sauvegarde sont automatiquement créés à deux emplacements : sur un disque interne et sur une clé USB. Cette fonctionnalité permet d'éviter la suppression accidentelle et la perte de fichiers.